Privacy (GDPR 2016/679)

Con l’entrata in vigore del Regolamento UE (GDPR 2016/679), aggiornato a Luglio 2018, per poter usufruire dei servizi dell’Albergo è necessario fornire il consenso informato al trattamento dei dati, dove per “informato” si intende avere preso visione e avere compreso questa Informativa completa sul trattamento dei dati personali.
Al momento del Check-in sarà richiesto di firmare l’Informativa ridotta sul trattamento dei dati personali (link)

Informativa completa sul trattamento dei dati personali
ai sensi del Regolamento UE (GDPR 2016/679), aggiornato a Luglio 2018, in materia di protezione dei dati personali

Dati Trattati
I Numero Camera; II Data di Check-in – Check-out; III Nome; IV Cognome;
V Indirizzo; VI CAP; VII Città; VIII Nazione;
IX Luogo/Nazione di nascita; X Data di nascita; XI Tipo di documento di identità; XII Data di rilascio del documento; XIII Numero del documento;
XIV Eventuale esenzione Tassa di soggiorno per invalidità;
XV Telefono; XVI e-mail.

1. Finalità del trattamento:

a) Acquisizione e conferma della prenotazione di servizi di alloggio ed eventuali servizi accessori, e per fornire i servizi richiesti.
Trattandosi di trattamenti necessari per la definizione dell’accordo contrattuale e per la sua successiva attuazione, non è richiesto il consenso del Cliente, tranne nel caso in cui siano conferiti dati particolari, cosiddetti sensibili.
In caso di rifiuto a conferire i dati personali, non sarà possibile confermare la prenotazione o fornire i servizi richiesti. Il trattamento cesserà alla partenza del Cliente, ma alcuni dati personali potranno o dovranno continuare ad essere trattati per le finalità e con le modalità indicate nei punti successivi;

Che cosa vuole dire – Il Cliente deve dare il consenso a trattare i dati I-VIII, XV-XVI perché sia possibile in primo luogo eseguire la prenotazione e, in secondo luogo fornire servizi come riordinare la camera, assegnare il tavolo in sala da pranzo e svolgere il servizio ristorante, addebitare eventuali extra al bar o servizi richiesti alla reception.
Se il Cliente si oppone al consenso non è possibile eseguire la prenotazione, né fornire i servizi.

b) Adempimento dell’obbligo previsto dal “Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza” (articolo 109 R.D. 18.6.1931 n. 773) che ci impone di comunicare alla Questura, per fini di pubblica sicurezza, le generalità dei clienti alloggiati secondo le modalità stabilite dal Ministero dell’Interno (Decreto 7 gennaio 2013).
Il conferimento dei dati è obbligatorio e non richiede il consenso. In caso di rifiuto a fornirli non sarà possibile ospitare il Cliente nell’Albergo. I dati acquisiti per tale finalità non sono conservati, salvo sia fornito il consenso alla conservazione come previsto al punto d);

Che cosa vuole dire – Il Cliente deve dare il consenso a trattare i dati I-XIV perché sia possibile eseguire la registrazione di Pubblica Sicurezza.
Se il Cliente si oppone al consenso la Legge impone di rifiutare l’alloggio al Cliente.

c) Adempimento dei vigenti obblighi amministrativi, contabili e fiscali.
Per tali finalità il trattamento è effettuato senza necessità di acquisire il consenso del Cliente. I dati sono trattati dall’Albergo e da nostri incaricati, e sono comunicati all’esterno solo in adempimento ad obblighi di legge. In caso di rifiuto a conferire i dati necessari per gli adempimenti sopra indicati, non sarà possibile fornire al Cliente i servizi richiesti. I dati acquisiti per tali finalità sono conservati per il tempo previsto dalle rispettive normative (10 anni, e anche oltre in caso di accertamenti fiscali);

Che cosa vuole dire – Il Cliente deve dare il consenso a trattare i dati I-VIII, in aggiunta ai dati relativi alla modalità di pagamento (banca, carta di credito, bancomat, PEC-Codice Identificativo, che saranno forniti al momento del pagamento) perché sia possibile in primo luogo produrre la ricevuta fiscale o la fattura e, in secondo luogo, procedere con il pagamento e – quando si renda necessario – il rimborso.
Se il Cliente si oppone al consenso la Legge impone di rifiutare l’alloggio al Cliente.

d) Sveltire le procedure di registrazione in caso di successivi soggiorni del Cliente presso il nostro Albergo.
Per tale finalità, previa acquisizione del consenso del Cliente, che è revocabile in qualsiasi momento, i dati saranno conservati per il periodo massimo di 6 mesi, e saranno utilizzati quando il Cliente sarà nuovamente ospite dell’Albergo per le finalità di cui ai punti precedenti;

Che cosa vuole dire – Il Cliente può dare il consenso a conservare i dati III-XIV in modo da non ripetere la procedura di registrazione all’arrivo in caso di soggiorni successivi.
Se il Cliente si oppone al consenso, dovrà ripetere la procedura di registrazione all’arrivo in caso di soggiorni successivi.

e) Espletamento della funzione di ricevimento di messaggi e telefonate indirizzati al Cliente durante il suo soggiorno.
Per tale finalità il Cliente deve dare il suo consenso, che può essere revocato in qualsiasi momento. Il trattamento cesserà comunque alla partenza del Cliente.

Che cosa vuole dire – Il Cliente può dare il consenso a ricevere visite, telefonate, messaggi da parte di famigliari, amici, conoscenti.
ATTENZIONE: se il Cliente si oppone al consenso, a chiunque tenti di contattare il Cliente, in qualsiasi modo, per mezzo dell’Albergo, per qualsiasi motivo – inclusi motivi futili come sapere se un famigliare, anch’esso ospite dell’albergo, è in camera – sarà comunicato che “Ai sensi del Regolamento UE GDPR 2016/679, non è possibile fornire le informazioni richieste, ovvero divulgare se il Cliente è o non è ospite dell’Albergo”. In caso di emergenza l’interlocutore sarà istruito a rivolgersi alla Questura o all’Ambasciata di competenza.

f) Invio di messaggi promozionali e aggiornamenti sulle tariffe e sulle offerte.
Per tale finalità, previa acquisizione del consenso del Cliente, i dati saranno conservati per il periodo massimo di 5 anni e non saranno comunicati a terzi. Il cliente può revocare il consenso in qualsiasi momento;

Che cosa vuole dire – Il Cliente può dare il consenso a conservare i dati III-VIII, XV-XVI, per ricevere gli auguri di Natale, il nuovo listino prezzi, aggiornamenti sulle offerte. Il numero di messaggi che il Cliente riceve nell’arco dell’anno non supera il numero di 6.
Se il Cliente si oppone al consenso, non riceverà alcuna comunicazione in merito e dovrà farne espressa richiesta all’Albergo.

g) Protezione delle persone, della proprietà e del patrimonio aziendale attraverso un sistema di videosorveglianza di alcune aree dell’Albergo, individuabili per la presenza di appositi cartelli.
Per tale trattamento non è richiesto il consenso del Cliente, in quanto persegue il legittimo interesse dell’Albergo a tutelare le persone ed i beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo e per finalità di prevenzione incendi e di sicurezza del lavoro. Le immagini registrate sono cancellate dopo 48 ore, salvo festivi o altri casi di chiusura dell’esercizio, e comunque non oltre una settimana. Non sono oggetto di comunicazione a terzi, tranne nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria.

Che cosa vuole dire – L’Albergo è dotato di sistema di videosorveglianza.
Se il Cliente si oppone al consenso, non dovrà né potrà accedere alla proprietà che è legittimamente sottoposta a videosorveglianza.

2. Titolare del trattamento: Albergo Capanna d’Oro s.r.l., Via Lungomare Trieste 122/124 – 33054 Lignano Sabbiadoro (UD) – Italia; Telefono 0431 71240 – Fax 0431 73816 – e-mail: info@capannadoro.com; PEC: capannadoro@pecitaliana.it

Che cosa vuole dire – Questa è la persona giuridica responsabile del trattamento dei dati a cui il Cliente deve rivolgersi per spiegazioni, informazioni e per far valere i suoi diritti.

3. Conferimento: Il conferimento dei dati è necessario per prestare il servizio richiesto; il rifiuto comporta l’impossibilità di effettuare il servizio stesso.

Che cosa vuole dire – Prima di trattare i dati è necessario che il Cliente fornisca i dati all’Albergo.
Se il Cliente si oppone al conferimento non è possibile eseguire la prenotazione, né fornire i servizi.

4. Modalità del trattamento: Strumenti cartacei, informatici o telematici e con misure di sicurezza adeguate a garantire la sicurezza e la riservatezza.
I dati saranno conservati per il periodo di tempo necessario al fine degli adempimenti di natura contabile e fiscale.

Che cosa vuole dire – Questi sono i modi in cui sono trattati i dati, vale a dire prenotazioni o informazioni inviate su supporto cartaceo, ricevute fiscali, o scontrini cartacei, prenotazioni o informazioni via e-mail o web, registrazione di Pubblica Sicurezza su PC e invio telematico alla Questura.
Se il Cliente si oppone alla modalità del trattamento non è possibile eseguire la prenotazione, né fornire i servizi.

5. Comunicazione e diffusione dei dati: i dati da I) a IV) saranno comunicati al personale dell’albergo per l’espletamento delle loro mansioni, in adempimento del punto 1. Finalità del trattamento, paragrafo a) fornire i servizi richiesti; il rifiuto comporta l’impossibilità di effettuare il servizio stesso.
I dati da I) a XIV) saranno comunicati a tutte le persone fisiche e giuridiche nei casi in cui la comunicazione risulti necessaria per l’adempimento del punto 1. Finalità del trattamento, paragrafi b) obbligo previsto dal TULPS Art. 109 R.D. 18.6.1931 n. 773 e c) Adempimento obblighi amministrativi, contabili e fiscali; nello specifico: per quanto di loro specifica competenza, a pubbliche amministrazioni, per lo svolgimento delle funzioni istituzionali, a istituti bancari, a soggetti specializzati nella gestione dei sistemi informativi e/o dei sistemi di pagamento, a soggetti che effettuano attività di trasporto o spedizione, a studi legali e di consulenza (in caso di controversie). Il rifiuto comporta l’impossibilità di effettuare il servizio stesso.

Che cosa vuole dire – I dati I-IV devono essere divulgati internamente al personale preposto per fornire servizi come riordinare la camera, assegnare il tavolo in sala da pranzo e svolgere il servizio ristorante, addebitare eventuali extra al bar o servizi richiesti alla reception, e i dati I-XIV devono essere divulgati esternamente alle Autorità preposte per adempiere agli obblighi di legge, o semplicemente allo spedizioniere incaricato di recapitare al domicilio eventuali oggetti dimenticati in albergo.
Se il Cliente si oppone a questa comunicazione e diffusione dei dati non è possibile eseguire la prenotazione, né fornire i servizi.

6. Diritti: In ogni momento il Titolare dei Dati può esercitare i diritti ai sensi degli Artt. 15-22 del Regolamento UE n.2016/679. Questi diritti includono: il diritto di accesso e di rettifica, o di cancellazione o di limitazione o di opposizione al trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati, se ed in quanto applicabili (articoli da 15 a 22 del Regolamento UE n. 679 del 2016). Il Titolare dei Dati può inoltre proporre reclamo all’autorità di controllo, secondo le procedure previste dalla normativa vigente. Per qualsiasi ulteriore informazione, e per far valere i diritti riconosciuti dal Regolamento Europeo, potrà rivolgersi a: Albergo Capanna d’Oro s.r.l., Via Lungomare Trieste 122/124 – 33054 Lignano Sabbiadoro (UD) – Italia; Telefono 0431 71240 – Fax 0431 73816 – e-mail: info@capannadoro.com; PEC: capannadoro@pecitaliana.it

Che cosa vuole dire – Il Titolare dei Dati, ha dei diritti che può esercitare in qualsiasi momento. A mero titolo esemplificativo: sapere se l’Albergo è in possesso dei dati, farli modificare o cancellare, limitare il trattamento dei dati o opporsi al trattamento dei dati. Il Titolare dei dati, ha altresì il diritto di esporre reclami alle autorità competenti in materia di trattamento dei dati.

7. Base giuridica del trattamento: La base giuridica del trattamento dei dati è data dallo specifico rapporto contrattuale instaurato e dallo specifico libero ed informato consenso dell’interessato.

Che cosa vuole dire – I dati possono essere trattati esclusivamente se il loro trattamento è lecito, e la legittimità del trattamento – detta Base Giuridica – è regolamentata dall’Articolo 6 del GDPR:
1. Il trattamento è lecito solo se e nella misura in cui ricorre almeno una delle seguenti condizioni:
a) l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità;
b) il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto (prenotazione) di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso;
c) il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale (registrazione di Pubblica Sicurezza, pagamenti/rimborsi) al quale è soggetto il titolare del trattamento;

Per comodità del Cliente questa Informativa è tradotta in lingua Tedesca e Inglese. In caso di difficoltà d’interpretazione o di controversia, farà fede la versione in lingua Italiana.